Manual de iaGestión para Pymes
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Gestión de pedidos de ventas
Contenido
Gestión de pedidos
Para poder realizar un pedido de ventas deberemos de acceder a la opción de VENTAS > PEDIDOS.
Lista de pedidos
La opción de pedidos tenemos que usarla cuando un cliente nos confirma un presupuesto y queremos registrarlo, siempre teniendo en cuenta que aún no hemos servido ningún material del pedido.
Al acceder a la opción de PEDIDOS lo primero que encontraremos es una lista con los pedidos que se han realizado. De cada uno podremos observar su número de pedido, fecha, cliente, referencia del cliente, representante, estado y total.
En la barra de herramientas superior tenemos la opción de buscar, duplicar , sacar un listado, imprimir o enviar por email un pedido.
Pedidos
Para realizar un pedido nuevo entraremos en la pestaña PEDIDO y nos situaremos en el campo NUM. PEDIDO, a continuación pulsaremos arriba en la barra de iconos en el símbolo + y automáticamente se nos creará el número de pedido, este número es el identificador del pedido y como hemos dicho anteriormente se incremente y se rellena automáticamente al crear uno nuevo.
A continuación elegiremos al cliente al cual va dirigido el pedido, pulsando sobre el icono buscar o pulsando en el ENTER del teclado para sacar la ventana de búsqueda de clientes o bien tecleando el código del cliente si lo sabemos, una vez seleccionado se autocompletarán los datos. Si el cliente no estuviera creado podemos crear uno nuevo desde este mismo campo pulsando sobre el icono «alta de cliente».
A continuación revisaremos los campos forma de pago, tarifa, cargo y posible descuento de pronto pago.
También existe un ESTADO del pedido que nos indica si está incorporado total o parcialmente en un albarán, si por el contrario está abierto que nos indica que el pedido lo tenemos pendiente de servir al cliente o por último puede estar en FINALIZADO lo que nos indica que los productos que tenemos pendiente de servir en un albarán no vamos a servirlos.
En la parte inferior nos parecen varias pestañas que nos dan la opción de incluir varios campos como son la dirección de envío, dirección fiscal del cliente, el nombre del representante encargado de la venta, registro del envío por email y las tarifas que se le aplica al cliente.
Dirección de envío
En esta pestaña nos informará de la dirección fiscal del cliente y tenemos unas notas para poder incluir anotaciones dentro del pedido. También disponemos de un campo SU REFERENCIA donde podemos incluir una referencia que el cliente nos indique para posteriormente localizar este pedido por esa referencia.
Dirección fiscal
Nos informa de la dirección fiscal del cliente.
Representante
Asignación del representante que realiza la venta, es el momento de asignar también el porcentaje de comisión que esta persona tendría.
Registro de envíos por email
Si tenemos configurado el envío de emails a través del programa no tendremos la posibilidad de saber si el email ha llegado a su destinatario ya que el programa no puede recibir la respuesta del servidor de correo. Por lo tanto, lo único que tenemos para poder saber que el email se envío desde el programa es esta pestaña de histórico de envíos.
Tarifas
En esta pestaña podemos ver las diferentes tarifas que el artículo en el que estamos posicionados en la lista de artículos tiene. Es una forma de ver en que umbrales de márgenes nos estamos moviendo para poder cambiar el precio del producto en cuestión de forma manual en este pedido.
Incorporación de artículos
Para incorporar artículos al pedido debemos de añadir nuevas líneas en el listado de artículos. Para añadir un producto o servicio es muy importante que haya sido creado previamente.
Una vez colocados en la lista de artículos podemos buscar los productos pulsando la tecla enter del teclado o pulsando el botón (…) de la aplicación para abrir una ventana de búsqueda detallada de artículos. También cabe la posibilidad de leer el código de barras del producto con un lector y el producto se incluirá en el pedido.
También tenemos la opción de añadir los artículos incluyendo un presupuesto, para ello pulsaremos sobre el botón INCLUIR PRESUPUESTO y seleccionaremos el presupuesto el cual queremos incluir en el pedido.
Una vez incluido el artículo en nuestro pedido iremos pasando de campo pulsando la tecla enter de nuestro teclado e iremos añadiendo la cantidad, precio de venta, si se aplica algún tipo de descuento, así hasta el final de la línea donde llegaremos a la última columna que es el total de esta línea. Podemos ir añadiendo en la lista tantas líneas como sean necesarias hasta completar el pedido.
En este campo queremos hacer especial mención a los siguientes botones:
FIJAR PRECIO CLIENTE: Al pulsar en este botón fijaremos el precio del producto seleccionado para el cliente al que va dirigido el pedido.
IMPRIMIR VALORADO: esta opción nos permite imprimir el pedido sin que se puedan ver los precios de costes, solo se verá el artículo y la cantidad.
Si nos fijamos en la parte inferior derecha de la imagen de arriba podemos apreciar que el programa nos calcula tanto los costes como los beneficios de un artículo seleccionado del pedido.
En el cuadro de la parte derecha se nos aclara que significan los distintos colores de las letras. Si el artículo aparece escrito en color rojo nos está indicando que estamos vendiendo por debajo del precio de coste, sin embargo, el color rosa nos indica que el artículo está a coste cero.
Una vez terminado el pedido, desde la barra de herramientas de arriba tenemos la opción de pasarlo a albarán y después facturar directamente. Para ello tenemos los botones de «Al» y «Fa» en la barra de herramientas.
Utilidades en la inserción de artículos en el pedido
Para insertar artículos que no tenemos dados de alta en nuestro programa o bien queremos realizar una descripción de los trabajos realizados tenemos la opción de insertar el artículo con código . que tenemos dado de alta por defecto en el programa.
Este artículo tiene marcado la casilla TEXTO LIBRE EN VENTA, esto significa que podremos modificar el concepto del artículo cada vez que lo incluimos en un documento de venta. Por lo tanto, podremos generar pedidos descriptivos de los servicios prestados o incluir productos que nunca han estado en nuestra empresa.
El texto se incluye directamente en el campo de descripción, si pulsamos F2 o pulsamos sobre el botón con «…» que aparece a la derecha de la descripción se nos abrirá una ventana con un editor de textos donde pondremos la descripción que necesitemos.
Es muy común cuando estamos realizando un pedido indicar al cliente final un PVP con los impuestos incluidos. Pero al introducirlo en el sistema tendremos que hacerlo sin impuestos. Pues bien, para esto tenemos el botón que está en la barra de herramientas que nos permite quitar al precio que hemos puesto los impuestos correspondientes. De esta forma no tendremos que usar la calculadora, el programa nos quitará el IVA del precio.
CONSEJOS.- Recuerde que haciendo doble clic sobre el código de cliente, código de artículo, número de pedidos, albarán o factura abrirá directamente la pantalla del elemento pulsado con el código filtrado directamente. Es decir, si hago doble clic sobre el código de cliente abriré la ficha de este cliente para poder visualizar sus datos y así con el resto de campos.
Envío por email de un pedido
Para mandar los pedidos creados por email tenemos 2 opciones, una sería desde el mismo programa de gestión y la segunda desde un correo exterior al programa.
Para hacer el envío desde el mismo programa pulsaremos en la barra de herramientas el icono generar correo y enviar. En ese momento se nos abrirá un formulario en el que tendremos que rellenar los datos del destinatario y el cuerpo del correo que queremos mandar. (IMPORTANTE – Para utilizar esta opción, debe estar previamente configurado el apartado de Configuración para envío de mail. Dicho apartado se encuentra en DEF.GENERALES -> DEFINICIONES -> CONFIGURACIÓN)
La segunda opción sería desde un correo exterior al programa de gestión para ello una vez seleccionado el pedido el cual queremos enviar podemos pulsar el botón de imprimir para que se genere la estructura del pedido. Una vez en la pantalla de la impresión podemos mandar el correo pulsando en el botón Enviar, dicho botón utilizará el gestor de correo instalado en el propio ordenador.
Vídeo tutorial sobre iaGestión Gestión de pedidos de ventas
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Preguntas frecuentes
Si no hay ningún problema. Tiene que tener en cuenta que se generarán internamente todos los documentos hasta generar la factura, en este caso, se generará el albarán y la factura para mantener la trazabilidad completa del documento.
Para hacerlo solo debe pulsar sobre los botones de la barra de herramientas «AL» o «FA» en función del tipo de documento que desea generar.
Los botones de generar albarán o factura no se activan si tiene activos el REGISTRO DE LOTES en ventas.
En este caso cada vez que se vende un producto tenemos que asignar el lote físico del producto que estamos entregando, por lo tanto hay que hacer el albarán incorporando líneas de pedido.
Si por el contrario no usa el registro de lotes tendrá que desactivar el check en esta opción DEF.GENERALES->DEFINCIONES->CONFIGURACIÓN -> ACTIVAR REGISTRO DE LOTES