Al acceder a la opción de PEDIDOS lo primero que encontraremos es una lista con los pedidos que se han realizado. De cada uno podremos observar su número de pedido, fecha, cliente, referencia del cliente, representante, estado y total.

En la barra de herramientas superior tenemos la opción de buscar, duplicar , sacar un listado, imprimir o enviar por email un pedido.

Pedidos

Para realizar un pedido nuevo entraremos en la pestaña PEDIDO y nos situaremos en el campo NUM. PEDIDO, a continuación pulsaremos arriba en la barra de iconos en el símbolo + y automáticamente se nos creará el número de pedido, este número es el identificador del pedido y como hemos dicho anteriormente se incremente y se rellena automáticamente al crear uno nuevo.

A continuación elegiremos al cliente al cual va dirigido el pedido, pulsaremos sobre el icono buscar y una vez seleccionado se autocompletarán los datos. Si el cliente no estuviera creado podemos crear uno nuevo desde este mismo campo pulsando sobre el icono «alta de cliente».

A continuación completaremos los campos forma de pago, tarifa, cargo y la fecha de validez del presupuesto. También podemos añadir si el cliente tiene algún tipo de descuento por pronto pago y cambiar el estado del presupuesto.

En la parte inferior nos parecen varias pestañas que nos dan la opción de incluir varios campos como son la dirección de envío, dirección fiscal del cliente, el nombre del representante encargado de la venta, registro del envío por email y las tarifas que se le aplica al cliente.

Incorporación de artículos

Para incorporar artículos al pedido debemos de añadir nuevas líneas en el listado de artículos. Para añadir un producto o servicio es muy importante que haya sido creado previamente.

Una vez colocados en la lista de artículos podemos buscar los productos pulsando la tecla enter del teclado o pulsando el botón (…) de la aplicación para abrir una ventana de búsqueda detallada de artículos.

También tenemos la opción de añadir los artículos incluyendo un presupuesto, para ello pulsaremos sobre el botón INCLUIR PRESUPUESTO y seleccionaremos el presupuesto el cual queremos incluir en el pedido.

Una vez incluido el artículo en nuestro presupuesto iremos pasando de campo pulsando la tecla enter de nuestro teclado e iremos añadiendo la cantidad, precio de venta, precio de coste, si se aplica algún tipo de descuento, así hasta el final de la línea donde llegaremos a la última columna que es el total de esta línea. Podemos ir añadiendo en la lista tantas líneas como sean necesarias hasta completar el presupuesto.

En este campo queremos hacer especial mención a los siguientes botones:

FIJAR PRECIO CLIENTE: Al pulsar en este botón fijaremos el precio del producto seleccionado para el cliente al que va dirigido el presupuesto.

IMPRIMIR VALORADO: esta opción nos permite imprimir el pedido sin que se puedan ver los precios de costes, solo se verá el artículo y la cantidad.

Si nos fijamos en la parte inferior izquierda de la imagen de arriba podemos apreciar que el programa nos calcula tanto los costes como los beneficios de un artículo seleccionado del pedido.

En el cuadro de la parte derecha se nos aclara que significan los distintos colores de las letras. Si el artículo aparece escrito en color rojo nos está indicando que estamos vendiendo por debajo del precio de coste, sin embargo, el color rosa nos indica que el artículo está a coste cero.

Una ves terminado el pedido, desde la barra de herramientas de arriba tenemos la opción de pasarlo a albarán y después facturar directamente. Para ello tenemos los iconos «Al» y «Fa».

Envío por email de un pedido

Para mandar los pedidos creados por email tenemos 2 opciones, una sería desde el mismo programa de gestión y la segunda desde un correo exterior al programa.

Para hacer el envío desde el mismo programa pulsaremos en la barra de herramientas el icono generar correo y enviar. En ese momento se nos abrirá un formulario en el que tendremos que rellenar los datos del destinatario y el cuerpo del correo que queremos mandar. (IMPORTANTE – Para utilizar esta opción, debe estar previamente configurado el apartado de Configuración para envío de mail. Dicho apartado se encuentra en DEF.GENERALES -> DEFINICIONES -> CONFIGURACIÓN)

La segunda opción sería desde un correo exterior al programa de gestión para ello una vez seleccionado el presupuesto el cual queremos enviar podemos pulsar el botón de imprimir para que se genere la estructura del pedido. Una vez en la pantalla de la impresión podemos mandar el correo pulsando en el botón Enviar, dicho botón utilizará el gestor de correo instalado en el propio ordenador.

Vídeo tutorial sobre iaGestión Gestión de pedidos de ventas

Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no me aparecen todos los campos en la lista de artículos del pedido?

Asegúrese de que el usuario con el que está operando tiene los permisos concedidos, de lo contrario no aparecerán la totalidad de los campos vistos en este documento.

¿Si añado el certificado envío automáticamente a VERIFACTU?

No, la fecha de inicio de VERI*FACTU no se modifica al añadir el certificado a no ser que el propio cliente quiera enviar.

¿Qué ocurre si se me olvida renovar el certificado?

En caso de que se olvide de renovar el certificado y este caduque, se bloqueará el proceso de facturación y no podrá hacer nuevas facturas.

Por eso es muy importante que trate de mantener un certificado válido en todo momento.

¿Por qué no puedo cambiar el tipo administrativo de un cliente?

Para evitar errores en el envío de facturas por la configuración errónea de este dato, no se puede cambiar manualmente.

La misma aplicación hace el cambio de este dato basándose en el país que tiene el cliente en su dirección fiscal.

Gestión de pedidos de ventas

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