Manual de iaGestión para Pymes
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Gestión de presupuestos de ventas
Contenido
Gestión de presupuesto
Para poder realizar un presupuesto o una factura proforma deberemos de acceder a la opción de VENTAS > PRESUPUESTOS.
Lista de presupuestos
Al acceder a la opción de PRESUPUESTOS lo primero que encontraremos es una lista con los presupuestos de ventas que se han realizado. De cada uno podremos observar su número de presupuesto, fecha, cliente, referencia del cliente, representante, estado, validez y total.
En la barra de herramientas superior tenemos la opción de buscar, duplicar un presupuesto y sacar un listado en xls de presupuestos de un cliente.
Presupuestos
Para realizar un presupuesto nuevo entraremos en la pestaña PRESUPUESTOS y nos situaremos en el campo de número de presupuesto, a continuación pulsaremos arriba en la barra de iconos en el símbolo + y automáticamente se nos creará el número de presupuesto, este número es el identificador del presupuesto y como hemos dicho anteriormente se incrementa y se rellena automáticamente al crear un nuevo presupuesto.
A continuación elegiremos al cliente al cual va dirigido el presupuesto, para seleccionarlo tenemos varias opciones, indicar el código, pulsar enter y se abrirá la ventana de búsqueda o bien pulsar sobre el icono buscar. Una vez seleccionado se autocompletarán los datos del presupuesto con los datos que tenemos almacenados en su ficha. Si el cliente no estuviera creado podemos crear uno nuevo pulsando sobre el icono «alta de cliente».
A continuación revisaremos los campos forma de pago, tarifa, cargo y la fecha de validez del presupuesto. También podemos añadir si el cliente tiene algún tipo de descuento por pronto pago.
También disponemos de un botón que nos permite cambiar el estado del presupuesto de PRESUPUESTO que será cuando tenemos el presupuesto presentado al cliente y tenemos la posibilidad de poner como NO ACEPTADO cuando recibimos la comunicación del cliente de que no está interesado en nuestros servicios.
En la parte inferior nos parecen varias pestañas que nos dan la opción de incluir varios campos como son la dirección fiscal del cliente, el nombre del representante encargado de la venta, registro del envío por email y las tarifas que se le aplica al cliente.
Dirección fiscal
En esta pestaña nos informará de la dirección fiscal del cliente y tenemos unas notas para poder incluir anotaciones dentro del presupuesto. También disponemos de un campo SU REFERENCIA donde podemos incluir una referencia que el cliente nos indique para posteriormente localizar este presupuesto por esa referencia.
Representante
Asignación del representante que realiza la venta, es el momento de asignar también el porcentaje de comisión que esta persona tendría.
Registro de envíos por email
Si tenemos configurado el envío de emails a través del programa no tendremos la posibilidad de saber si el email ha llegado a su destinatario ya que el programa no puede recibir la respuesta del servidor de correo. Por lo tanto, lo único que tenemos para poder saber que el email se envío desde el programa es esta pestaña de histórico de envíos.
Tarifas
En esta pestaña podemos ver las diferentes tarifas que el artículo en el que estamos posicionados en la lista de artículos tiene. Es una forma de ver en que umbrales de márgenes nos estamos moviendo para poder cambiar el precio del producto en cuestión de forma manual en este presupuesto.
Incorporación de artículos
Para incorporar artículos al presupuesto debemos de añadir nuevas líneas en el listado de artículos. Para añadir un producto o servicio es muy importante que haya sido creado previamente.
Una vez colocados en la lista de artículos podemos buscar los productos pulsando la tecla enter del teclado o pulsando el botón (…) de la aplicación para abrir una ventana de búsqueda detallada de artículos. También cabe la posibilidad de leer el código de barras del producto con un lector y el producto se incluirá en el presupuesto.
Una vez incluido el artículo en nuestro presupuesto iremos pasando de campo pulsando la tecla enter de nuestro teclado e iremos añadiendo la cantidad, precio de venta, si se aplica algún tipo de descuento, así hasta el final de la línea donde llegaremos a la última columna que es el total de esta línea. Podemos ir añadiendo en la lista tantas líneas como sean necesarias hasta completar el presupuesto.
En una línea hay que hacer especial mención a los siguientes botones:
FIJAR PRECIO CLIENTE: Al pulsar en este botón fijaremos el precio del producto seleccionado para el cliente al que va dirigido el presupuesto. De esta forma se creará en la ficha del cliente una oferta con las condiciones de esta línea para que en futuras ventas al cliente de este mismo producto se vuelvan a aplicar.
PROFORMA: Pulsando en este botón automáticamente se nos generará una factura proforma del presupuesto
Si nos fijamos en la parte inferior derecha de la imagen de arriba podemos apreciar que el programa nos calcula tanto los costes como los beneficios de un artículo seleccionado del pedido.
En el cuadro de la parte derecha se nos aclara que significan los distintos colores de las letras. Si el artículo aparece escrito en color rojo nos está indicando que estamos vendiendo por debajo del precio de coste, sin embargo, el color rosa nos indica que el artículo está a coste cero.
Utilidades en la inserción de artículos en el presupuesto
Para insertar artículos que no tenemos dados de alta en nuestro programa o bien queremos realizar una descripción de los trabajos realizados tenemos la opción de insertar el artículo con código . que tenemos dado de alta por defecto en el programa.
Este artículo tiene marcado la casilla TEXTO LIBRE EN VENTA, esto significa que podremos modificar el concepto del artículo cada vez que lo incluimos en un documento de venta. Por lo tanto, podremos generar presupuestos descriptivos de los servicios prestados o incluir productos que nunca han estado en nuestra empresa.
El texto se incluye directamente en el campo de descripción, si pulsamos F2 o pulsamos sobre el botón con «…» que aparece a la derecha de la descripción se nos abrirá una ventana con un editor de textos donde pondremos la descripción que necesitemos.
Es muy común cuando estamos realizando un presupuesto indicar al cliente final un PVP con los impuestos incluidos. Pero al introducirlo en el sistema tendremos que hacerlo sin impuestos. Pues bien, para esto tenemos el botón que está en la barra de herramientas que nos permite quitar al precio que hemos puesto los impuestos correspondientes. De esta forma no tendremos que usar la calculadora, el programa nos quitará el IVA del precio.
Otra opción que nos permite el programa es cambiar el coste de un producto de forma puntual para este producto y en este presupuesto. Por ejemplo, si vamos a vender un producto que no tenemos dado de alta y queremos realizar el presupuesto con un artículo varios, este artículo no tendrá el coste real del producto. Pulsando sobre este botón el programa nos permitirá cambiar el coste y así poder ver el beneficio real del presupuesto.
CONSEJOS.- Recuerde que haciendo doble clic sobre el código de cliente, código de artículo, número de pedidos, albarán o factura abrirá directamente la pantalla del elemento pulsado con el código filtrado directamente. Es decir, si hago doble clic sobre el código de cliente abriré la ficha de este cliente para poder visualizar sus datos y así con el resto de campos.
Envío por email de un presupuesto
Para mandar los presupuestos creados por email tenemos 2 opciones, una sería desde el mismo programa de gestión y la segunda desde un correo exterior al programa.
Para hacer el envío desde el mismo programa pulsaremos en la barra de herramientas el icono generar correo y enviar. En ese momento se nos abrirá un formulario en el que tendremos que rellenar los datos del destinatario y el cuerpo del correo que queremos mandar. (IMPORTANTE – Para utilizar esta opción, debe estar previamente configurado el apartado de Configuración para envío de mail. Dicho apartado se encuentra en DEF.GENERALES -> DEFINICIONES -> CONFIGURACIÓN)
La segunda opción sería desde el gestor de correo que use normalmente, para ello, una vez seleccionado el presupuesto el cual queremos enviar podemos pulsar el botón de imprimir para que se genere la estructura del presupuesto. En la pantalla de la impresión podemos mandar el correo pulsando en el botón Enviar, dicho botón utilizará el gestor de correo instalado en el propio ordenador.
Vídeo tutorial sobre iaGestión - Gestión de presupuestos de ventas
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiará paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Preguntas frecuentes
A nivel de nuestro programa ninguna. Simplemente cuando vamos a imprimir el documento nos aparecerá impreso la palabra PRESUPUESTO o FACTURA PROFORMA en función de si tenemos marcado el check de proforma o no.
Si no hay ningún problema. Tiene que tener en cuenta que se generarán internamente todos los documentos hasta generar la factura, en este caso, se generará el pedido, el albarán y la factura para mantener la trazabilidad completa del documento.
Para hacerlo solo debe pulsar sobre los botones de la barra de herramientas «PE», «AL» o «FA» en función del tipo de documento que desea generar.
Los botones de generar pedido, albarán o factura no se activan si tiene activos el REGISTRO DE LOTES en ventas.
En este caso cada vez que se vende un producto tenemos que asignar el lote físico del producto que estamos entregando, por lo tanto hay que hacer el albarán incorporando líneas de pedido.
Si por el contrario no usa el registro de lotes tendrá que desactivar el check en esta opción DEF.GENERALES->DEFINCIONES->CONFIGURACIÓN -> ACTIVAR REGISTRO DE LOTES