Manual de iaGestión para Pymes
Conceptos básicos
Primeros pasos
Agenda
Definiciones Generales
Compras
Gastos
Ventas
Reimprimir facturas
Caja / tpv
Apertura de caja
TPV
Arqueo de caja
Ingreso en caja
Retirada de caja
Cierre de caja
Almacén
Traspasos
Ajustes de existencias
Financiero
Cuentas bancarias
Pagos
Cobros
Remesas
Informes
CRM
Definiciones
Potenciales
Visitas
Para gestionar los cobros o pagos en nuestro programa de gestión añadiremos las cuentas bancarias necesarias, para ello entraremos en la opción FINANCIERO > CUENTAS BANCARIAS.
Una vez dentro de esta opción se nos abrirá una primera pantalla con el listado de los bancos añadidos, donde podemos apreciar los siguientes detalles, el banco al que corresponde, el Número de CIF y el Número de cuenta
Una vez dentro de esta pestaña, encontraremos la opción de añadir nuevas cuentas bancarias, para ello pulsaremos el botón (+) de la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior. Automáticamente se nos generará un nuevo código, que es el que identifica a la nueva cuenta bancaria, y su correspondiente cuenta contable.
A continuación iremos completando los datos del banco como son CIF, dirección, código postal, teléfono, contacto, etc.
En la parte inferior de la pantalla tendremos que introducir el número de cuenta que vamos a crear, junto con el Bic y el Sufijo (que es un código de tres dígitos que nos facilitará el banco) estos datos son imprescindible para dar de alta la cuenta.
A continuación rellenaremos los siguientes campos:
Formato de cuaderno y Versión de cuaderno: el formato estándar y vigente para la presentación de remesas sería el formato XML y la versión del cuaderno 1914.
Opciones Sepa: El botón Opciones SEPA, nos permite administrar los mandatos de nuestros clientes. El programa le permitirá de forma automática rellenar los datos bancarios de sus clientes con el IBAN y el BIC, además de generar y recepcionar los mandatos, para así facilitar la labor de los usuarios, dando por supuesto que es responsabilidad del acreedor disponer o solicitar las autorizaciones para la domiciliación de los recibos de sus clientes, será obligatorio cumplimentar y firmar esta documentación por parte de los nuevos clientes.
MIGRACIÓN DE LOS DATOS
En la ventana de Opciones SEPA deberá seleccionar en primer lugar el banco para el cual desea migrar y generar las órdenes de domiciliación o mandato. Los mismos pasos deberá hacerlos para cada banco de su empresa que sea utilizado para hacer adeudos o remesas. Después podrá encontrar una serie de campos que le permitirán hacer de filtro para indicar los clientes para lo cuales quiere realizar los cambios.
Las opciones de impresión, solamente son tenidas en cuenta a la hora de imprimir las órdenes de mandato, pero no para las opciones de migración de datos. La opción previsualizar, permite que las cartas o documentos que se generen durante el proceso de migración o impresión, aparezcan por pantalla en forma de vista preeliminar. Si esta opción está desmarcada los documentos se mandarán directamente a la impresora que por defecto esté instalada en su ordenador.
Cuando pulse el botón Migración datos bancarios y Generación de Mandatos, se realizarán varias acciones: en primer lugar ciclará por los clientes que haya seleccionado en el filtro de arriba y que su forma de pago se realice mediante recibo bancario, intentando calcular el prefijo IBAN y el BIC de aquellos clientes que tengan cuentas bancarias y que no tengan estos datos rellenos. Si ha sido posible obtener estos dos datos se generará una orden de domiciliación o mandato para el cliente del tipo B2B o Básico en función de la versión del cuaderno que utilice el banco acreedor; y este mandato se habrá recepcionado automáticamente en la fecha establecida por norma. Si alguno de estos dos datos no ha sido posible calcularlo, el programa le mostrará la opción de obtener un listado de los clientes con error y se activará el botón Imprimir carta a clientes con error en la migración. Al pulsar este botón podrá obtener por pantalla o directamente en la impresora una carta personalizada y la correspondiente orden para devolver rellena por el cliente con los datos correctos.
Cuando enviamos al cliente una orden de domiciliación o mandato, y posteriormente nos la remite rellena, debemos ir a su ficha de cliente para corregir los datos bancarios y recepcionar el mandato, indicando la fecha de recepción correspondiente. Lo cual permitirá iniciar la emisión de recibos a través de ficheros electrónicos o remesas.
IMPRESIÓN Y GENERACIÓN DE MANDATOS
Si ya tenemos la información rellena de nuestros clientes y lo que queremos es imprimir o generar las órdenes de domiciliación utilizaremos el botón Imprimir. Este botón permitirá generar las órdenes de domiciliación de los clientes que no dispongan de referencia de mandato, pero no realizará la recepción automática que vimos que hacía la opción anterior. Deberemos ir posteriormente a hacer la recepción correspondiente. Esta sería la opción que se utilizaría después de la migración y en el alta de nuevos clientes con recibos. Podemos elegir entre imprimir una carta informativa personalizada al cliente y el mandato con sus datos, entre imprimir sólo el mandato relleno o bien sólo el mandato sin rellenar.
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Un cliente una vez que tenga algún documento de venta asociado no podrá eliminarlo. En este caso debe localizar el cliente y al acceder a su ficha pulsar sobre el campo ACTIVO y desmarcar la casilla.
Si, el CIF puede repetirse aunque el programa nos va a advertir de que el CIF ya existe.
Los casos en los que el CIF puede duplicarse en diferentes clientes son varios pero principalmente van orientados a trabajar con organismos públicos en los que el CIF es el mismo pero son diferentes departamentos, en este caso, cada departamento podemos contemplarlo como un cliente y en el nombre comercial indicar el departamento.
Si no dispone del módulo de contabilidad iaCONTA no es necesario rellenar este campo.
Para buscar un cliente por algún dato específico debe pulsar sobre el botón de CONSULTA AVANZADA de la barra de herramientas.
Debe tener en cuenta que la exportación a xls mostrará los datos que tenga actualmente en la lista de clientes, es decir, si ha realizado algún filtro previo que implica que no aparezca ese cliente al generar el xls tampoco aparecerá.