Manual de iaGestión para Pymes
Conceptos básicos
Primeros pasos
Agenda
Definiciones Generales
Compras
Gastos
Ventas
Albaranes
Facturas
Reimprimir facturas
Caja / tpv
Apertura de caja
TPV
Arqueo de caja
Ingreso en caja
Retirada de caja
Cierre de caja
Almacén
Traspasos
Ajustes de existencias
Financiero
Cuentas bancarias
Pagos
Cobros
Remesas
Informes
CRM
Definiciones
Potenciales
Visitas
Para poder gestionar las ventas necesitamos tener registrados los clientes a quienes se realizan dichas ventas. En el software de iAvanza para la gestión de pymes podemos crear múltiples clientes cada uno de ellos con unas características diferentes. Para ello debemos acceder a la opción VENTAS > CLIENTES.
En esta primera pestaña nos aparecerá el listado completo de clientes, podemos ver el código del cliente, nombre fiscal, CIF O NIF, fecha de alta y la clasificación. En los iconos superiores tenemos la opción de añadir, eliminar, editar, buscar a un cliente, imprimir ficha o generar un fichero xls con los clientes que tengamos filtrados en el listado.
Para añadir un nuevo cliente nos situaremos en la segunda pestaña de la parte superior DATOS CLIENTE, a continuación pulsaremos el icono de la parte superior INSERTAR e iremos introduciendo los datos. El código del cliente se añade automáticamente una vez que pulsemos sobre el icono +, rellenaremos el resto de campos Nif/ Cif, nombre comercial, en los desplegables podemos elegir el tipo de cliente, la clasificación, forma de pago, cargo de impuesto, clasificación de calidad y tipo facturación.
Es importante que el NIF/CIF, nombre y el cargo de impuesto sean los datos correctos para poder enviar la factura una vez activado VERI*FACTU.
En cuanto al código de cliente el programa está configurado para asignar el código de forma secuencial, podemos cambiar el código de inicio en DEF. GENERALES -> DEFINICIONES->OTROS-> CONTADORES.
También es posible asignar el código de cliente de forma manual, para cambiar esta configuración debemos ir a DEF.GENERALES-> CONFIGURACIÓN y en la parte inferior derecha de la pantalla podemos seleccionar la forma de generar el código de cliente. Si cambiamos esta opción debemos de salir del programa y entrar de nuevo para que se aplique este cambio.
En esta misma pantalla en la parte inferior encontraremos varias pestañas que nos dan la opción de introducir otros datos del cliente como son la dirección fiscal, teléfono, cuenta bancaria, personas de contacto, incidencias, extracto financiero, representantes, documentos, precio por familias, precio por artículos y facturación.
Para añadir una dirección a un cliente debemos situar el cursor sobre la lista de direcciones y pulsar sobre el botón + de la barra de herramientas. La siguiente acción será cumplimentar los datos de la dirección, debe tener especial cuidado en introducir solo una dirección fiscal para el cliente.
Para eliminar la dirección errónea de la ficha del cliente debe posicionar el cursor sobre la línea de la dirección a eliminar y pulsar sobre el botón de – de la barra de herramientas.
Hay que tener en cuenta que no hay limitación en cuanto al número de direcciones a incluir a un cliente, solo debe recordar que debe tener siempre solo 1 dirección fiscal.
En la ficha de cliente puede almacenar tantos teléfonos y emails como necesite, no existe limitación alguna.
Al crear un nuevo tipo de dato de comunicación debe seleccionar el tipo de dato a incluir y cumplimentar su valor.
En esta opción incluiremos todas las cuentas bancarias que tengamos del cliente. En esta opción es importante que enviemos al cliente un mandato o autorización para su firma para que la empresa pueda realizar cobros a través de la normativa SEPA. Para ellos utilizaremos lo botones que se encuentran abajo en la parte derecha.
El primer paso que tenemos que realizar es generar el mandato sepa pulsando sobre el botón de Imprimir Mandato, una vez impreso y cumplimentado por el cliente tendremos que recepcionar el mandato, de esta forma indicaremos al programa que tenemos la autorización del cliente para realizar remesas bancarias y cargarlas en su cuenta.
Es bastante común que en un cliente tengamos varias personas de contacto y en esta zona podemos almacenar todos sus datos para que cualquier persona de la empresa que tenga acceso a esta opción pueda acceder a sus datos de contacto.
En esta opción podemos añadir cualquier incidencia ocurrida con el cliente en cuestión. Es el lugar ideal para ir incluyendo anotaciones de las gestiones realizadas con el cliente, posibles quejas, sugerencias, envíos realizados…
En este apartado podemos tener un resumen de la actividad de la cuenta del cliente (cobros, saldos,…) de diferentes ejercicios.
Esta opción nos da la posibilidad de asignar el representante o agente comercial a un cliente.
El programa nos da la posibilidad de predefinir descuentos para un cliente en los artículos de una determinada familia. De esta forma cuando vendamos un artículo que pertenezca a alguna de estas familias directamente aplicará el porcentaje de descuento incluido.
Otra posibilidad de asignar un precio personalizado de un producto en este caso para un cliente es incluirlo en el apartado de Precios por Artículos.
Para ello tendremos que incluir el artículo en cuestión y que tipo de precio especial queremos fijar.
Esta opción nos permite elegir la serie de factura, tipo de envío, número de copias… valores que se usarán al realizar una factura a este cliente y que fijándolos en esta opción se asignarán por defecto en la nueva factura.
En la pestaña de Histórico de Facturación nos aparece una estadística de las ventas realizadas a cada cliente, para ello seleccionaremos a un cliente y nos aparecerán los datos representados mensualmente. Recuerde que en el listado de detalle de ventas por meses podrá realizar doble clic sobre el documento para visualizarlo.
En esta opción podremos ver todos los artículos o servicios incluidos en los albaranes de venta realizados a este cliente. Aquí podrá ver unidades, precios y descuentos aplicados en dichas ventas. Puede realizar doble clic para revisar el documento de compra completo.
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Un proveedor una vez que tenga algún documento de compra asociado no podrá eliminarlo. En este caso debe localizar el proveedor y al acceder a su ficha pulsar sobre el campo ACTIVO y desmarcar la casilla.
Si no dispone del módulo de contabilidad iaCONTA no es necesario rellenar este campo.
Para el software de gestión es indiferente no se diferencia en nada un proveedor o un acreedor.
En caso de que use iaCONTA si debe tenerlo en cuenta para asignarle el código contable correcto.
Para buscar un proveedor por algún dato específico debe pulsar sobre el botón de CONSULTA AVANZADA de la barra de herramientas.
Debe tener en cuenta que la exportación a xls mostrará los datos que tenga actualmente en la lista de proveedores, es decir, si ha realizado algún filtro previo que implica que no aparezca ese proveedor al generar el xls tampoco aparecerá.