Manual de iaGestión para Pymes
Definiciones Generales
Compras
Proveedores
Pedidos
Albaranes
Facturas
Gastos
Ventas
Clientes
Representantes
Presupuestos
Pedidos
Albaranes
Facturas
Reimprimir facturas
Caja / tpv
Apertura de caja
TPV
Arqueo de caja
Ingreso en caja
Retirada de caja
Cierre de caja
Almacén
Traspasos
Ajustes de existencias
Financiero
Cuentas bancarias
Pagos
Cobros
Remesas
Informes
CRM
Definiciones
Potenciales
Visitas
Nociones básicas VERI*FACTU
Contenido
Primeros pasos
El primer paso que cualquier empresa debe realizar para la integración con VERI*FACTU pasa por lo siguiente:
1º Disponer del certificado digital de la empresa incluido en el programa y cuya fecha de caducidad no este próxima en formato pfx o p12.
2º Disponer de una línea de Internet estable en su empresa, ya que, cada vez que genere una factura se enviará a la agencia tributaria de forma instantánea.
CONSEJO
Genere algún tipo de alerta que le avise de que el certificado digital de su empresa está próximo a caducar ya que sin el certificado no podrá seguir facturando.
La propia aplicación le avisará 30 días antes de la caducidad para que comience con los trámites de renovación.
Incorporación del certificado digital en su aplicación
Los pasos para incorporar el certificado en su aplicación son:
1º Disponer del certificado en formato .pfx o .p12 y tener la clave. (Le aconsejamos tener el certificado en una carpeta de c:\iavanza para facilitar su localización).
2º Ir a la opción de EMPRESAS, seleccionar la empresa en la que quiere incluir el certificado digital y pulsar sobre el botón de Certificados.
CONSEJO:
Se puede acceder a la misma opción de Certificados, desde la opción VERI*FACTU -> GESTOR DE CERTIFICADOS DE EMPRESA
3º Se abre una nueva opción para cargar el certificado y pulsaremos sobre el botón de añadir certificado.
4º Se abre el explorador de Windows y buscaremos el fichero a incorporar.
5º Una vez seleccionado se abre una nueva ventana para introducir la clave.
¿Cómo proceder con una renovación del certificado?
Para renovar un certificado dentro de la aplicación bastará con volver a añadir el nuevo certificado siguiendo los pasos del punto anterior.
El certificado caducado no es necesario eliminarlo ya que la aplicación detectará cual es el certificado vigente de la empresa.
Validación de CIF/NIF/VAT de clientes
Para evitar errores en la facturación y generar facturas erróneas es imprescindible la verificación del NIF,CIF o VAT del cliente previo a la emisión de la misma. Esta validación se hace realizando una consulta informática a la agencia tributaria con el certificado digital de la empresa usuaria del programa.
Para cumplimentar correctamente un CIF/NIF/VAT solo puede contener LETRAS MAYÚSCULAS y NÚMEROS.
La utilidad de Validación Masiva intenta corregir los CIF/NIF/VAT que ya estén introducidos de forma errónea.
Validación del CIF/NIT vacíos
Le informamos que la única excepción que el sistema permite para omitir la cumplimentación del campo CIF/NIF es cuando la razón social del cliente es «CLIENTE VARIOS….». Esta funcionalidad está destinada exclusivamente a la emisión de facturas simplificadas, conforme a lo dispuesto en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.
Es imprescindible que todos los clientes tengan cumplimentado la dirección fiscal, en caso de clientes varios pueden usar la dirección de la propia empresa.
Para cualquier otra situación, es imprescindible que el campo CIF/NIF sea completado.
Validación del CIF/NIT de clientes nacionales
Los pasos para validar este dato son:
1º Ir a la ficha del cliente y al lado del campo de CIF/NIF existe un botón de Validar que una vez que cumplimentemos este dato deberemos pulsar.
Los pasos para validar este dato son:
1º Ir a la ficha del cliente y al lado del campo de CIF/NIF existe un botón de Validar que una vez que cumplimentemos este dato deberemos pulsar.
Gestión de almacenes
En la parte inferior de esta pestaña de LOCAL se encuentra la zona de gestión de los diferentes almacenes que el programa iaGestión puede gestionar.
Por defecto y en la inmensa mayoría de negocios solo se usará un único almacén denominado General, pero la aplicación permite crear diferentes almacenes donde está alojada la mercancía para tener un control más exhaustivo del stock.
La creación de varios almacenes dentro de una empresa implica tener que realizar movimientos de mercancía a través de la aplicación informática en todo momento y siempre que se haga alguna compra o venta es obligatorio indicar el almacén donde se está realizando el movimiento.
Estas circunstancias aparentemente no tienen complejidad pero si que aumenta bastante el control administrativo de la empresa si se gestiona el stock, por lo que es necesario evaluar bien cuando crear un nuevo almacén en una empresa.
Textos en facturas
En esta pestaña tenemos una serie de campos que nos servirán para poder introducir textos en los impresos de factura sin necesidad de tener que realizar modificaciones en el modelo del impreso.
El campo de texto LOPD aparecerá en todos los impresos de ventas que el programa genera por lo que es importante insertar el texto necesario para el cumplimiento de esta ley.
En el texto adicional podremos incluir algún texto que queramos que se refleje en alguno de los documentos de ventas y que incluiremos en el modelo según nos convenga.
Por último, tenemos la posibilidad de incluir una frase del día, esto normalmente se incluye en el pie de las facturas simplificadas, con mensajes del tipo Gracias por su compra.
Modelos de informes
Tanto los formatos de documentos de compra como de ventas pueden ser personalizados y nos permitirán ajustar estos documentos según nuestras necesidades.
Es importante saber que los modelos se generan una vez que se realice la primera impresión del documento, a partir de ese momento podremos editar el formato.
Los formatos de documentos es necesario que sea realizado por personal cualificado ya que una modificación mal realizada puede provocar que el impreso nos de un error en la aplicación.
Debe tener en cuenta que siempre podrá volver al modelo original del programa, buscando en la lista de los modelos de informes, colocando el cursor sobre dicho modelo y pulsando sobre el botón de eliminar el modelo. En la próxima impresión el programa cargará de nuevo el modelo por defecto.
Textos en envíos por email
Si en la configuración de envíos por email ha indicado los datos de su cuenta, el programa enviará el email utilizando su servidor smtp.
Al pulsar sobre el botón de enviar por email alguno de los documentos de ventas aparecerá una ventana solicitando destinatario, asunto y cuerpo del mensaje a enviar. Pues bien, si en la pestaña de Textos en envíos por email indica un texto, este será el cuerpo del mensaje a enviar.
El texto que se indique en el tipo de documento será el mensaje que el programa recogerá por defecto.
Vídeo tutorial sobre iaGestión - Gestión de empresas
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Preguntas frecuentes
Las aplicaciones e iAvanza son nominativas, es decir, no pueden cambiarse de nombre.
Debe tener en cuenta que los datos registrados a nombre de una sociedad o autónomo deben custodiarse durante 5 años para prevenir posibles inspecciones de la agencia tributaria.
En estos casos debe ponerse en contacto con el equipo de iAvanza para analizar el caso y darle la mejor solución posible.
Al igual que el nombre fiscal, el CIF/NIF no puede modificarse una vez licenciada la aplicación, ya que los datos registrados pertenecen a esta sociedad.
Asegúrese de disponer de un logotipo de al menos 500×500 pixeles y con la mayor calidad posible.
También debe verificar que la extensión de la imagen a incorporar en el sistema sea de los formatos permitidos jpg o bmp.
No, la aplicación es multiempresa pero no comparten datos entre ellas.
No hay limitación, puede crear tantos almacenes como necesite.
No, una vez creado un almacén para garantizar la trazabilidad de los movimientos de stock que se han producido en el programa no podrá eliminarse.
Lo primero que debe tener en cuenta es que esta opción debe ser usada por personal cualificado ya que es una opción delicada.
Para hacer alguno de los campos no aparezcan en el informe la mejor opción es seleccionar dicho campo y en las opciones que nos aparecen a la izquierda desmarcar el check de VISIBLE. De esta forma siempre estará disponible para poder hacerlo visible en cualquier momento.