Manual de iaGestión para Pymes
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Configuración de empresa
Contenido
Gestión de datos de empresa
La configuración de los datos de la empresa es algo bastante importante y debe prestar especial atención a la hora de cumplimentarlos. Estos datos aparecerán en los documentos oficiales emitidos por la empresa y en las facturas en formato Facturae y también en VERI*FACTU.
Para acceder a la opción de datos de empresa de abrir el programa e ir a la opción de DEF. GENERALES -> EMPRESAS
Para incluir sus datos solo debe ir posicionándose sobre los campos e ir modificando los datos preconfigurados por sus datos fiscales. Debe tener especial cuidado en el CIF y nombre fiscal de la empresa, ya que, una vez licenciada no podrán modificarse.
Campos a cumplimentar
Los campos más especiales a cumplimentar son:
Cargo impositivo es el IVA que la empresa está obligada a pagar cuando compra, por lo que debe seleccionar el tipo correspondiente.
Dígitos en contabilidad, solo debe cumplimentarse en caso de que disponer del programa de contabilidad de iAvanza llamado iaCONTA.
Datos del registro, son los datos del registro mercantil de la empresa, deben estar rellenos para que al imprimir las facturas se incluyan en la factura.
Campos para Factur@e y VERI*FACTU
Para la generación de Factur@e y la emisión de facturas en formato VERI*FACTU, debe cumplimentar los siguientes campos.
Incluir el logotipo de la empresa
Existe la posibilidad de cargar su logo dentro de la aplicación para que aparezcan todos los informes personalizados, para eso debe bien pulsar sobre el botón de la barra de herramientas IMAGEN o bien hacer doble clic sobre el logotipo actual, a partir de aquí se abrirá el navegador de windows para seleccionar la imagen deseada, que debe estar en formato .jpg, .jpeg o .bmp y con unas dimensiones máximas que se establecerán en la parte de configuración.
Gestión multiempresas con iaGestión
El programa iaGestión para Pymes es multiempresa, es decir, es capaz de gestionar varias empresas a la vez, siendo necesario tener el registro de las mismas por parte de iAvanza y con contratos de servicios activos. En caso de necesitar gestionar más de una empresa con el software es necesario ponerse en contacto con iAvanza a del distribuidor autorizado o bien a través del 953 342 585.
Gestión de datos del local empresa
La pestaña de datos del local nos da la posibilidad de tener unos datos diferentes para que en la impresión de facturas simplificadas los datos que se impriman sean los datos donde están localizado el negocio.
Gestión de almacenes
En la parte inferior de esta pestaña de LOCAL se encuentra la zona de gestión de los diferentes almacenes que el programa iaGestión puede gestionar.
Por defecto y en la inmensa mayoría de negocios solo se usará un único almacén denominado General, pero la aplicación permite crear diferentes almacenes donde está alojada la mercancía para tener un control más exhaustivo del stock.
La creación de varios almacenes dentro de una empresa implica tener que realizar movimientos de mercancía a través de la aplicación informática en todo momento y siempre que se haga alguna compra o venta es obligatorio indicar el almacén donde se está realizando el movimiento.
Estas circunstancias aparentemente no tienen complejidad pero si que aumenta bastante el control administrativo de la empresa si se gestiona el stock, por lo que es necesario evaluar bien cuando crear un nuevo almacén en una empresa.
Textos en facturas
En esta pestaña tenemos una serie de campos que nos servirán para poder introducir textos en los impresos de factura sin necesidad de tener que realizar modificaciones en el modelo del impreso.
El campo de texto LOPD aparecerá en todos los impresos de ventas que el programa genera por lo que es importante insertar el texto necesario para el cumplimiento de esta ley.
En el texto adicional podremos incluir algún texto que queramos que se refleje en alguno de los documentos de ventas y que incluiremos en el modelo según nos convenga.
Por último, tenemos la posibilidad de incluir una frase del día, esto normalmente se incluye en el pie de las facturas simplificadas, con mensajes del tipo Gracias por su compra.
Modelos de informes
Tanto los formatos de documentos de compra como de ventas pueden ser personalizados y nos permitirán ajustar estos documentos según nuestras necesidades.
Es importante saber que los modelos se generan una vez que se realice la primera impresión del documento, a partir de ese momento podremos editar el formato.
Los formatos de documentos es necesario que sea realizado por personal cualificado ya que una modificación mal realizada puede provocar que el impreso nos de un error en la aplicación.
Debe tener en cuenta que siempre podrá volver al modelo original del programa, buscando en la lista de los modelos de informes, colocando el cursor sobre dicho modelo y pulsando sobre el botón de eliminar el modelo. En la próxima impresión el programa cargará de nuevo el modelo por defecto.
Textos en envíos por email
Si en la configuración de envíos por email ha indicado los datos de su cuenta, el programa enviará el email utilizando su servidor smtp.
Al pulsar sobre el botón de enviar por email alguno de los documentos de ventas aparecerá una ventana solicitando destinatario, asunto y cuerpo del mensaje a enviar. Pues bien, si en la pestaña de Textos en envíos por email indica un texto, este será el cuerpo del mensaje a enviar.
El texto que se indique en el tipo de documento será el mensaje que el programa recogerá por defecto.
Vídeo tutorial sobre iaGestión - Gestión de empresas
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Preguntas frecuentes
Las aplicaciones e iAvanza son nominativas, es decir, no pueden cambiarse de nombre.
Debe tener en cuenta que los datos registrados a nombre de una sociedad o autónomo deben custodiarse durante 5 años para prevenir posibles inspecciones de la agencia tributaria.
En estos casos debe ponerse en contacto con el equipo de iAvanza para analizar el caso y darle la mejor solución posible.
Al igual que el nombre fiscal, el CIF/NIF no puede modificarse una vez licenciada la aplicación, ya que los datos registrados pertenecen a esta sociedad.
Asegúrese de disponer de un logotipo de al menos 500×500 pixeles y con la mayor calidad posible.
También debe verificar que la extensión de la imagen a incorporar en el sistema sea de los formatos permitidos jpg o bmp.
No, la aplicación es multiempresa pero no comparten datos entre ellas.
No hay limitación, puede crear tantos almacenes como necesite.
No, una vez creado un almacén para garantizar la trazabilidad de los movimientos de stock que se han producido en el programa no podrá eliminarse.
Lo primero que debe tener en cuenta es que esta opción debe ser usada por personal cualificado ya que es una opción delicada.
Para hacer alguno de los campos no aparezcan en el informe la mejor opción es seleccionar dicho campo y en las opciones que nos aparecen a la izquierda desmarcar el check de VISIBLE. De esta forma siempre estará disponible para poder hacerlo visible en cualquier momento.