Manual de iaGestión para Pymes
Conceptos básicos
Primeros pasos
Agenda
Definiciones Generales
Compras
Gastos
Ventas
Reimprimir facturas
Caja / tpv
Retirada de caja
Cierre de caja
Almacén
Traspasos
Ajustes de existencias
Financiero
Cuentas bancarias
Pagos
Cobros
Remesas
Informes
CRM
Definiciones
Potenciales
Visitas
Un TPV es el sistema que utiliza un negocio para poder generar un ticket, cobrar a los clientes y tener un registro de las ventas diarias. Para ello accederemos a la opción CAJA /TPV > TPV.
Una vez dentro de esta opción se nos abrirá una primera ventana donde seleccionaremos al empleado que va a realizar la venta e introduciremos su clave, a continuación pulsaremos en el botón ACEPTAR y se nos abrirá la siguiente ventana.
En esta pantalla nos aparecerá en primer lugar la persona que realiza el Ticket, que en este caso sería el Administrador.
El nº de Factura, este número se suma y se genera automáticamente, la serie, fecha y hora y el estado que pueden ser dos, Ticket cuando aún está abierto, es decir, sin finalizar y «Factura» que es cuando ya está cerrado.
Cliente, normalmente los tickets no llevan el nombre del cliente pero cabe la opción de hacerlo nominativo, pulsando en el icono de buscar nos aparecerá el listado de cliente y desde ahí seleccionaremos, también está la posibilidad de crear un nuevo cliente pulsando en el botón Alta de cliente.
Una vez elegido el cliente se establecerá automáticamente la Forma de pago, Tarifa, almacén y Cargo Impuesto.
También tenemos la posibilidad de adjuntar algunas notas.
Una vez completada esta primera parte pasaríamos a rellenar los artículos, para ello podemos hacerlo manualmente pulsando en el botón (…) del campo Código o desde la barra de herramientas superior pulsando en el icono (+). Desde aquí también tenemos la opción de eliminar un artículo pulsando en el icono (-).
Una vez completado el ticket pasaremos a hacer el cobro, para ello pulsaremos arriba en la barra de herramientas el icono «cobrar ticket » o pulsando en el teclado la tecla F5. Seguidamente se nos abrirá otra ventana con los detalles del cobro.
En esta nueva ventana nos aparece por una parte, el número de Ticket, total, el importe a pagar y el importe del cambio si lo hubiera y el número de copias que queremos imprimir, si dejamos marcada la casilla de Recordar siempre se nos imprimirá el mismo número de copias.
Por otro lado tenemos las diferentes formas de pago.
Si nos dan el importe exacto seleccionaremos la cuenta contable caja y pulsaremos sobre el botón «exacto» o en la tecla F5 y seguidamente se nos generará el ticket de cobro.
En el caso de que el cobro fuera por tarjeta rellenaremos el campo «entrega», elegiremos el banco y pulsaremos sobre el botón «Tarjeta» o en la tecla F7 seguidamente nos aparecerá el ticket.
Desde esta nueva pantalla que se nos genera tenemos la opción de imprimir el ticket.
Si necesitamos un ticket Regalo, nos iremos a la barra superior de herramientas y tenemos un icono que nos da la opción de imprimir un ticket regalo.
Si hemos cobrado un ticket en efectivo, como es en el caso anterior, tenemos la opción de cambiar el pago a tarjeta. Para ello deberemos seleccionar el ticket que queremos modificar. En la barra de herramientas superior tenemos el icono de buscar, pulsaremos aquí y nos saldrá una nueva ventana para introducir unos filtros ( fecha, número de ticket, factura,…) para localizar el ticket, a continuación pulsaremos en consultar. Una vez seleccionado el ticket que buscamos volveremos a la barra de herramientas superior y pulsaremos en el icono «Cambiar cobro contado/ tarjeta», nos preguntarán si queremos cambiar el cobro y pulsaremos «si», a continuación elegiremos la cuenta por la que se va a hacer el cobro y el cambio quedará ya cambiado y contabilizado.
Si queremos canjear un vale o realizar uno nuevo, podemos hacerlo desde la barra de herramientas superior en el icono «Nuevos / Canjeos de Vale» una vez que pulsemos aquí se nos abrirá la siguiente ventana.
Para canjear un vale introduciremos en el campo Número de Vale el número del mismo y automáticamente se nos completarán los datos, el importe, fecha y a la factura que corresponde, a continuación pulsaremos el botón ACEPTAR y se realizará el canjeo.
Si lo que queremos es crear uno nuevo pulsaremos en el botón Nuevo Vale, se nos generará un número de vale nuevo y a continuación rellenaremos la cantidad del vale y Aceptar.
Los vales se pueden imprimir pulsando en el botón de Imprimir en la barra superior de herramientas
El arqueo de caja es un procedimiento de control que consiste en el recuento del dinero en efectivo y otros justificantes de pago disponibles en la caja. Su objetivo principal es verificar que las cifras coincidan exactamente y detectar cualquier tipo de error, descuadre o irregularidad.
Al entrar en esta pestaña se nos abrirá una nueva ventana donde se podrán observar todos los movimientos realizados en la caja, nº de arqueos, apertura de cajón, los diferentes cobros bien en metálico o por tarjeta y si se ha realizado algún pago, si tenemos algún ticket abierto o alguno pendiente de pago. Todos estos movimientos son calculados y el resultado nos aparece al final del cuadro.
Una vez comprobado que todo está correcto, pulsaremos el botón ACEPTAR y daremos por concluido el proceso.
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Un cliente una vez que tenga algún documento de venta asociado no podrá eliminarlo. En este caso debe localizar el cliente y al acceder a su ficha pulsar sobre el campo ACTIVO y desmarcar la casilla.
Si, el CIF puede repetirse aunque el programa nos va a advertir de que el CIF ya existe.
Los casos en los que el CIF puede duplicarse en diferentes clientes son varios pero principalmente van orientados a trabajar con organismos públicos en los que el CIF es el mismo pero son diferentes departamentos, en este caso, cada departamento podemos contemplarlo como un cliente y en el nombre comercial indicar el departamento.
Si no dispone del módulo de contabilidad iaCONTA no es necesario rellenar este campo.
Para buscar un cliente por algún dato específico debe pulsar sobre el botón de CONSULTA AVANZADA de la barra de herramientas.
Debe tener en cuenta que la exportación a xls mostrará los datos que tenga actualmente en la lista de clientes, es decir, si ha realizado algún filtro previo que implica que no aparezca ese cliente al generar el xls tampoco aparecerá.