Manual de iaGestión para Pymes
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Pedidos
Albaranes
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Gestión de artículos
Contenido
Gestión de artículos
Los artículos son los productos o servicios que la empresa compra o vende, dependiendo de las características y los check que hagamos en los diferentes campos el artículo se comportará de una forma u otra en la aplicación.
Para acceder a la opción de artículos iremos a la opción de DEF. GENERALES -> ARTÍCULOS
Lista de artículos
Al acceder a la opción de artículos entramos en la lista de artículos donde podemos ver código, descripción y ubicación en el almacén. En la parte inferior de la pantalla podemos ver información sobre precios, familia a la que pertenece y stock en el almacén.
Ficha de artículos
En la ficha del artículo es donde podemos ver todos los campos y características que hemos asignado al producto. Los artículos tienen bastantes campos importantes que debemos de conocer para sacar el máximo partido al programa.
A continuación vamos a describir los más importantes y para que sirven.
CODIGO: Es el código del artículo que puede contener letras y número, su longitud es de 25 caracteres.
El código puede ser generado por la aplicación de 3 formas diferentes.
1º Código generado en función de la familia. Los códigos se generan con el código de la familia, un guión medio y una secuencia de números consecutivos. Por ejemplo 001-000526.
2º Código generado de forma secuencial. Los códigos de artículos se generarán a partir del número 1 y los códigos serán por ejemplo 1, 2,… 532, 533
3º Código libre. Esto quiere decir que podrá incluir el código del producto que desee.
El formato en el que se generan los códigos se establece en DEF. GENERALES -> CONFIGURACIÓN -> CONFIGURACIÓN PARA CONFIGURACIÓN DE CÓDIGOS DE ARTÍCULOS.
DESCRIPCIÓN: Nombre del producto. Es la descripción que se mostrará en los documentos de compras, ventas e informes del programa.
DESCRIPCIÓN TPV: Nombre del producto que se usará en los impresos de las facturas simplificadas. Tiene una longitud máxima de 30 caracteres.
AMPLIADA: Descripción donde se puede incluir una pequeña descripción del artículo. Normalmente sirve a nivel interno para describir el artículo pero también es posible cambiar el campo descripción por descripción ampliada en los formatos de documentos de ventas.
ACTIVO: Este check indica que el artículo está disponible para la venta, si un artículo ya no lo comercializa y ya no tiene stock puede desactivarlo y no aparecerá en las ventanas de búsqueda de artículos.
TIPO DE IVA: Es el tipo de impuestos que será aplicado al producto cuando se compra o vende.
CONTROL DE EXISTENCIAS: Si queremos llevar el control de existencias de un artículo el check debe estar marcado, si por el contrario no vamos a controlar el stock de este producto debemos desmarcarlo. Una nota importante que debe tener en cuenta es que este check no puede ser modificado una vez que el artículo tenga movimientos dentro de la aplicación.
TEXTO LIBRE EN VENTAS: Si tenemos este check marcado al introducir el producto en un documento de compras o ventas podemos modificar el concepto del artículo. El ejemplo más típico es el artículo Varios que el programa lleva incluido por defecto, al introducirlo podemos modificar el concepto por el que necesitemos.
CONTROL DE LOTES: Activa el control de lotes de un artículo. Esto implica llevar un control de stock por artículo y por número de lote. Cuando se marca este check es necesario incluir también los días de plazo para realizar devoluciones del producto.
SOLICITA PVP EN ALBARANES DE COMPRA: Al marcar este check cuando en un albarán de compra se incluya el artículo y el precio de compra sea diferente al que tiene en la ficha del artículo el programa abrirá una nueva ventana para solicitar el nuevo PVP del producto.
Campos para Factur@e y VERI*FACTU
Para la generación de Factur@e y la emisión de facturas en formato VERI*FACTU, debe cumplimentar los siguientes campos.
Incluir el logotipo de la empresa
Existe la posibilidad de cargar su logo dentro de la aplicación para que aparezcan todos los informes personalizados, para eso debe bien pulsar sobre el botón de la barra de herramientas IMAGEN o bien hacer doble clic sobre el logotipo actual, a partir de aquí se abrirá el navegador de windows para seleccionar la imagen deseada, que debe estar en formato .jpg, .jpeg o .bmp y con unas dimensiones máximas que se establecerán en la parte de configuración.
Gestión multiempresas con iaGestión
El programa iaGestión para Pymes es multiempresa, es decir, es capaz de gestionar varias empresas a la vez, siendo necesario tener el registro de las mismas por parte de iAvanza y con contratos de servicios activos. En caso de necesitar gestionar más de una empresa con el software es necesario ponerse en contacto con iAvanza a del distribuidor autorizado o bien a través del 953 342 585.
Gestión de datos del local empresa
La pestaña de datos del local nos da la posibilidad de tener unos datos diferentes para que en la impresión de facturas simplificadas los datos que se impriman sean los datos donde están localizado el negocio.
Gestión de almacenes
En la parte inferior de esta pestaña de LOCAL se encuentra la zona de gestión de los diferentes almacenes que el programa iaGestión puede gestionar.
Por defecto y en la inmensa mayoría de negocios solo se usará un único almacén denominado General, pero la aplicación permite crear diferentes almacenes donde está alojada la mercancía para tener un control más exhaustivo del stock.
La creación de varios almacenes dentro de una empresa implica tener que realizar movimientos de mercancía a través de la aplicación informática en todo momento y siempre que se haga alguna compra o venta es obligatorio indicar el almacén donde se está realizando el movimiento.
Estas circunstancias aparentemente no tienen complejidad pero si que aumenta bastante el control administrativo de la empresa si se gestiona el stock, por lo que es necesario evaluar bien cuando crear un nuevo almacén en una empresa.
Textos en facturas
En esta pestaña tenemos una serie de campos que nos servirán para poder introducir textos en los impresos de factura sin necesidad de tener que realizar modificaciones en el modelo del impreso.
El campo de texto LOPD aparecerá en todos los impresos de ventas que el programa genera por lo que es importante insertar el texto necesario para el cumplimiento de esta ley.
En el texto adicional podremos incluir algún texto que queramos que se refleje en alguno de los documentos de ventas y que incluiremos en el modelo según nos convenga.
Por último, tenemos la posibilidad de incluir una frase del día, esto normalmente se incluye en el pie de las facturas simplificadas, con mensajes del tipo Gracias por su compra.
Modelos de informes
Tanto los formatos de documentos de compra como de ventas pueden ser personalizados y nos permitirán ajustar estos documentos según nuestras necesidades.
Es importante saber que los modelos se generan una vez que se realice la primera impresión del documento, a partir de ese momento podremos editar el formato.
Los formatos de documentos es necesario que sea realizado por personal cualificado ya que una modificación mal realizada puede provocar que el impreso nos de un error en la aplicación.
Debe tener en cuenta que siempre podrá volver al modelo original del programa, buscando en la lista de los modelos de informes, colocando el cursor sobre dicho modelo y pulsando sobre el botón de eliminar el modelo. En la próxima impresión el programa cargará de nuevo el modelo por defecto.
Textos en envíos por email
Si en la configuración de envíos por email ha indicado los datos de su cuenta, el programa enviará el email utilizando su servidor smtp.
Al pulsar sobre el botón de enviar por email alguno de los documentos de ventas aparecerá una ventana solicitando destinatario, asunto y cuerpo del mensaje a enviar. Pues bien, si en la pestaña de Textos en envíos por email indica un texto, este será el cuerpo del mensaje a enviar.
El texto que se indique en el tipo de documento será el mensaje que el programa recogerá por defecto.
Vídeo tutorial sobre iaGestión - Gestión de empresas
Recuerda que tenemos disponibles en nuestro canal de Youtube video-tutoriales que te guiarán paso a paso por las diferentes opciones del programa.
Preguntas frecuentes
Las aplicaciones e iAvanza son nominativas, es decir, no pueden cambiarse de nombre.
Debe tener en cuenta que los datos registrados a nombre de una sociedad o autónomo deben custodiarse durante 5 años para prevenir posibles inspecciones de la agencia tributaria.
En estos casos debe ponerse en contacto con el equipo de iAvanza para analizar el caso y darle la mejor solución posible.
Al igual que el nombre fiscal, el CIF/NIF no puede modificarse una vez licenciada la aplicación, ya que los datos registrados pertenecen a esta sociedad.
Asegúrese de disponer de un logotipo de al menos 500×500 pixeles y con la mayor calidad posible.
También debe verificar que la extensión de la imagen a incorporar en el sistema sea de los formatos permitidos jpg o bmp.
No, la aplicación es multiempresa pero no comparten datos entre ellas.
No hay limitación, puede crear tantos almacenes como necesite.
No, una vez creado un almacén para garantizar la trazabilidad de los movimientos de stock que se han producido en el programa no podrá eliminarse.
Lo primero que debe tener en cuenta es que esta opción debe ser usada por personal cualificado ya que es una opción delicada.
Para hacer alguno de los campos no aparezcan en el informe la mejor opción es seleccionar dicho campo y en las opciones que nos aparecen a la izquierda desmarcar el check de VISIBLE. De esta forma siempre estará disponible para poder hacerlo visible en cualquier momento.