Manual de iaGestión para Pymes
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Contenido
Introducción a Proveedores
Proveedores es una de las secciones que puede encontrar en el menú desplegable que está ubicado a la izquierda. Le permitirá buscar y gestionar los proveedores de su negocio de manera sencilla.
Búsqueda de proveedores
Para realizar la búsqueda de un proveedor deberá introducir su nombre comercial o fiscal, CIF/NIF o un término en la barra de búsqueda que se muestra más abajo. Una vez introducido haga clic en el botón «Buscar». Si el término introducido coincide con más de un proveedor se le mostrará una lista con todos los proveedores que coincidan, si solo coincide con uno, se le mostrará la ficha de dicho proveedor.
Debe tener en cuenta que el término que introduzca en el buscador debe contener 3 o más caracteres, sino no se podrá realizar la búsqueda y se le mostrará un mensaje informándole de ello.
Si a la hora de realizar la búsqueda se introduce algún término que no coincida con ninguno de los proveedores existentes se le mostrará un mensaje informándole de ello.
Ficha de proveedor
Cuando seleccione un proveedor le aparecerá su ficha. La ficha contiene información acerca del proveedor y permite gestionar sus métodos de comunicación y contactos.
En este ejemplo:
NOMBRE PROVEEDOR 1154: Nombre del proveedor.
NOMBRE COMERCIAL: Nombre comercial del proveedor.
CIF/NIF: Identificador para el proveedor.
FORMA PAGO: La forma de pago que utiliza su negocio para pagarle al proveedor.
DIRECCIONES: Cada una incluye dirección, código postal, localidad y provincia. El botón rojo ubicado a la derecha de cada dirección permite que, al hacerle clic, te muestre en Google Maps la ubicación exacta de dicha dirección para poder ubicarla más fácilmente.
En el caso de que su negocio tenga facturas pendientes por pagarle al proveedor seleccionado aparecerá un botón «FACTURAS PENDIENTES». Al hacerle clic se mostrarán todas las facturas que se encuentren en estado pendiente. Para cada una de las facturas se mostrará su nombre, el importe a pagar, la cantidad de dinero que ha sido pagada, la cantidad de dinero pendiente de pagar y las fechas de emisión y vencimiento. Además, en la parte superior se muestran el total a pagar, la cantidad pagada y la cantidad pendiente de todas las facturas en total.
Comunicaciones
En comunicaciones se mostrarán los diferentes métodos de comunicación de los que dispone el cliente para poder contactar con él. Si desea crear una nueva comunicación debe hacer clic sobre el botón «AÑADIR». Si no se ha añadido ninguna comunicación aparecerá un mensaje informándole de ello.
Al hacer clic sobre el botón «AÑADIR» le aparecerá una ventana «Nueva Comunicación» con un desplegable con los diferentes tipos de comunicación (teléfono, e-mail, fax, etc) y un campo donde debe introducir el valor de la comunicación (un número de teléfono, un correo electrónico, etc).
Es obligatorio seleccionar un tipo de comunicación e introducir un valor con el formato correcto, de lo contrario le aparecerá un mensaje de error y no podrá registrar la nueva comunicación.
Cuando haya completado los campos debe hacer clic sobre el botón «REGISTRAR». Si todo ha ido bien le aparecerá un mensaje de color verde informándole de que la nueva comunicación se registró correctamente y se le mostrará de nuevo la ficha del cliente con la nueva comunicación en Comunicaciones.
El botón que aparece ubicado a la derecha de cada comunicación permite que, al hacerle clic, se abra la aplicación que tenga configurada por defecto para cada tipo de comunicación. Por ejemplo, si el tipo de comunicación es móvil, se abrirá la aplicación de llamadas (Contactos, Skype, Teams, etc) que tenga configurada por defecto con el número de teléfono ya listo para llamar o guardar.
Si desea eliminar o modificar una comunicación ya existente, haga clic sobre la comunicación en cuestión. Le aparecerá la ventana «Editar Comunicación» con el mismo desplegable y campo que vimos antes en «Nueva Comunicación», pero esta vez aparecerán dos botones diferentes, «ELIMINAR» y «ACTUALIZAR». «ELIMINAR» eliminará la comunicación definitivamente, haciendo que desaparezca de Comunicaciones. «ACTUALIZAR» guardará los cambios realizados en la comunicación.
Contactos
En Contactos aparecerán las diferentes formas de poder contactar con cada uno de los empleados de un cliente en concreto. Si desea añadir un nuevo contacto haga clic en el botón «AÑADIR». Si no se ha creado ningún contacto le aparecerá un mensaje informándole de ello.
Al hacer clic en el botón «AÑADIR» le aparecerá una ventana «Nuevo Contacto» con diferentes campos: CARGO, NOMBRE, TELÉFONO y EMAIL. El único campo obligatorio es el nombre. Si este no se rellena no se podrá registrar el nuevo contacto y le aparecerá un mensaje de error. En caso de introducir un valor en los campos teléfono o email, asegúrese de que el formato es el correcto, de lo contrario le aparecerá un mensaje de error informándole de ello y no se permitirá registrar el contacto.
Una vez rellenados los campos haga clic en el botón «REGISTRAR». Si todo ha ido bien se le mostrará un mensaje de color verde informándole de que se ha registrado el contacto exitosamente y le aparecerá de nuevo la ficha del cliente pero esta vez con el nuevo contacto en Contactos.
Si añade un número de teléfono al contacto aparecerá un botón de color verde con forma de teléfono, el cual al hacerle clic se abrirá la aplicación que tenga configurada como predeterminada para realizar llamadas. Si añade un email al contacto aparecerá un botón de color azul con forma de sobre, el cual al hacerle clic, al igual que con el teléfono, se abrirá la aplicación predeterminada para enviar correos electrónicos.
Si desea eliminar o modificar un contacto ya existente, haga clic sobre el contacto en cuestión. Le aparecerá una ventana «Editar Contacto» con los campos: CARGO, NOMBRE, TELÉFONO y EMAIL con los valores introducidos anteriormente y dos botones «ELIMINAR» y «ACTUALIZAR». «ELIMINAR» eliminará el contacto definitivamente, haciendo que desaparezca de Contactos. «ACTUALIZAR» guardará los cambios realizados en el contacto.
Preguntas frecuentes
Las aplicaciones e iAvanza son nominativas, es decir, no pueden cambiarse de nombre.
Debe tener en cuenta que los datos registrados a nombre de una sociedad o autónomo deben custodiarse durante 5 años para prevenir posibles inspecciones de la agencia tributaria.
En estos casos debe ponerse en contacto con el equipo de iAvanza para analizar el caso y darle la mejor solución posible.
Al igual que el nombre fiscal, el CIF/NIF no puede modificarse una vez licenciada la aplicación, ya que los datos registrados pertenecen a esta sociedad.
Asegúrese de disponer de un logotipo de al menos 500×500 pixeles y con la mayor calidad posible.
También debe verificar que la extensión de la imagen a incorporar en el sistema sea de los formatos permitidos jpg o bmp.
No, la aplicación es multiempresa pero no comparten datos entre ellas.
No hay limitación, puede crear tantos almacenes como necesite.
No, una vez creado un almacén para garantizar la trazabilidad de los movimientos de stock que se han producido en el programa no podrá eliminarse.
Lo primero que debe tener en cuenta es que esta opción debe ser usada por personal cualificado ya que es una opción delicada.
Para hacer alguno de los campos no aparezcan en el informe la mejor opción es seleccionar dicho campo y en las opciones que nos aparecen a la izquierda desmarcar el check de VISIBLE. De esta forma siempre estará disponible para poder hacerlo visible en cualquier momento.