Manual de iaGestión para Pymes
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Para hacer un cobro de una factura debemos acceder a la opción FINANCIERO > COBROS.
Al acceder a esta opción, tenemos en la parte superior una serie de filtros y utilidades que nos van a permitir poder realizar búsquedas por cliente, factura, documento contable, vencimientos… Una vez introducido el filtro pulsaremos en el botón consultar.
También tenemos la opción de buscar vencimientos o facturas que ya se han cobrado.
En la parte inferior veremos todos los vencimientos que cumplen con los filtros aplicados, en el caso que vemos en la imagen podemos apreciar los cobros pendientes, fecha del vencimiento, concepto, cliente, factura a la que corresponde el cobro, forma de pago, referencia, pagaré, importe, importe cobrado y débito o importe pendiente de cobro.
Para cobrar una factura debemos localizarla en la parte inferior de la pantalla, lo ideal es aplicar filtros por clientes, de esta forma veremos todas las facturas pendientes de este cliente. Para localizarlo pulsaremos sobre el botón buscar clientes y seleccionaremos al cual le vamos a hacer el cobro a continuación pulsaremos sobre el botón pagar y nos saldrán todos los vencimientos pendientes de este cliente.
Una vez realizado el paso anterior, nos aparecerá una ventana con los cobros o vencimientos pendientes del cliente seleccionado. En esta pantalla iremos seleccionando en la columna de la derecha el vencimiento o vencimientos que queremos cobrar y automáticamente se irá sumando el importe en el campo «Importe cobrado» e «Importe a saldar». Después elegiremos la fecha en la que se hace el cobro, el concepto si queremos cambiarlo, la forma de cobro y la cuenta de tesorería donde se contabilizará. Una vez terminado pulsaremos sobre el botón ACEPTAR para que se realice el cobro.
Podemos hacer cobros individuales, es decir, un cobro por vencimiento o bien cobros agrupados, seleccionando varios vencimientos y cobrandolos juntos.
Una vez realizado este paso veremos que ahora los vencimientos correspondientes aparecen como cobrados en la pantalla inicial de cobros y en la parte inferior de la pantalla podemos ver el detalle del cobro.
Si queremos ver el detalle de un cobro realizado con anterioridad, podremos hacer doble click sobre la información del mismo y se nos abrirá una pantalla con el detalle del mismo y donde además nos da la posibilidad de eliminarlo.
Si eliminamos este cobro, pulsando el botón «Eliminar Cobro», se eliminará el cobro completo, puesto que hemos seleccionado varias facturas y volverán a aparecer como pendiente de cobro.
Para realizar un cobro parcial, buscaremos el proveedor o factura y pulsaremos el botón cobrar. A continuación rellenaremos la siguiente información
Hemos seleccionado la factura y cambiado el importe del campo «Importe cobrado» a 100 que es la cantidad que queremos cobrar. En este caso hemos puesto la forma de cobro al contado y la cuenta de un banco.
Pulsamos el botón aceptar, y la información que ahora tenemos del vencimiento de la factura es el siguiente:
La agrupación de deuda se utiliza cuando a un cliente se le agrupa varias facturas en un solo vencimiento. Para ello buscamos alcliente correspondiente en la opción de cobros y pulsamos el botón de «Agrupar deuda». En este caso nos aparece una ventana con toda la deuda pendiente del cliente para que seleccionemos las facturas o vencimientos de las mismas que queremos agrupar.
Aquí indicaremos la fecha en la que se hace la agrupación, que por defecto aparece la del día en que se hace. El concepto que queremos ponerle a la agrupación, la forma de pago, cuenta contable, el número de pagaré si lo vamos a hacer por pagaré, si no es así puede quedarse en blanco y la fecha en la que se pasará el vencimiento.
Supongamos en este caso que marcamos las tres primeras facturas del ejemplo que mostramos:
Vemos que ahora las facturas aparecen con el débito a 0, porque al hacer la agrupación las facturas aparecen como cobradas, pero se crea un vencimiento agrupado, pendiente de cobro con las tres facturas anteriores, que será el que tengamos que estar pendiente de cobrar en la fecha que hayamos puesto como vencimiento.
Si hacemos doble click sobre la línea de la agrupación podemos ver el detalle de la misma.
Y si queremos eliminarla, pulsaremos en la barra de herramienta superior en el botón de eliminar y las facturas anteriores volverán a estar como pendientes de cobro de forma individual.
Si queremos hacer un anticipo a un cliente, haríamos lo siguiente: buscamos al cliente en cuestión y pulsamos el botón «Cobrar».
En este caso indicamos en el campo «Importe Cobrado» el importe que queremos anticipar y la forma de cobro y pulsamos el botón «Aceptar», en este caso sin seleccionar ninguno de los vencimientos que nos puedan aparecer como pendientes de pago en la parte inferior de la pantalla de pago.
Supongamos que vamos a hacer un anticipo a un proveedor de 300 €:
Al pulsar el botón «Aceptar» nos saldrá un vencimiento nuevo en el cliente con la siguiente información:
Este pago que nos aparece con los números en rojo, que nos indica que tenemos ese saldo a favor del cliente, después podrá compensarse con otras facturas.
Supongamos que tenemos una factura del mismo cliente y queremos compensarla con este anticipo.
Para ello tras pulsar el botón «Pagar» en la ventana principal de pagos, haremos lo siguiente:
Aquí hemos marcado dos líneas de vencimiento, la que tiene los 1000€ de anticipo que aparecen como negativo y la línea de la factura pendiente. Pero ahora hemos puesto como importe pagado 0, porque estamos compensando y queremos que nos deje el resto hasta los 1000 de anticipo pendiente para compensarlo con otras facturas.
Al pulsar aceptar vemos que el vencimiento de la factura nos aparece como pagado y el vencimiento de los 1000 euros anticipados también y en su lugar se ha generado un nuevo anticipo con el resto para poder compensar con otra factura que tenga pendiente con el proveedor.
Debe aplicar los filtros de proveedor y en la parte inferior de los filtros marcar el check «Con Pagos Realizados en» e indicar las fechas en las que quiere realizar la búsqueda de facturas abonadas al proveedor.
Para que los movimientos de caja queden bien reflejados en el arqueo de caja, previamente debemos haber realizado la apertura de caja.
Al acceder a la opción de pagos si no hemos realizado dicha apertura el programa nos pregunta si queremos acceder al programa o no vamos a acceder para realizar la apertura.